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स्कूल और ट्रेनिंग सेंटर के लिए WhatsApp
अभिभावक और छात्र एडमिशन, फ़ीस, टाइमटेबल और बदलावों के बारे में WhatsApp पर स्कूल से संपर्क करना चाहते हैं। जब ये मैसेज स्टाफ़ के एक ही फ़ोन पर आते हैं, तो जवाब देर से मिलते हैं और किसी को पता नहीं होता कि किसने जवाब दिया। BelloSend स्कूलों, लैंग्वेज सेंटर और ट्रेनिंग देने वालों को Meta के आधिकारिक प्लेटफ़ॉर्म पर WhatsApp और Instagram का शेयर्ड इनबॉक्स देता है।
स्कूल और ट्रेनिंग सेंटर WhatsApp का इस्तेमाल कैसे करते हैं
एडमिशन और कोर्स के सवाल
संभावित छात्र प्रोग्राम, लेवल, तारीखों और फ़ीस के बारे में पूछते हैं। एडमिशन स्टाफ़ एक क्यू से जवाब देता है, आम सवालों के लिए क्विक रिप्लाई के साथ।
WhatsApp में रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म
WhatsApp Flows से छात्र वेबसाइट खोले बिना WhatsApp के अंदर ही कोर्स, लेवल और पसंदीदा शेड्यूल चुन सकते हैं।
रिमाइंडर और टाइमटेबल में बदलाव
क्लास रिमाइंडर, परीक्षा की तारीख, फ़ीस की आख़िरी तारीख या रद्द हुई क्लास के लिए अप्रूव्ड यूटिलिटी टेम्पलेट भेजें।
ऑफ़िस समय के बाद भी जवाब
चैटबॉट किसी भी समय WhatsApp और Instagram पर आम सवालों का जवाब देता है, और जिसका जवाब नहीं दे सकता उसे पूरी हिस्ट्री के साथ स्टाफ़ को सौंपता है। चैटबॉट और AI, Pro और Max प्लान में हैं।
ओपन डे और नए बैच
ऑप्ट-इन किए कॉन्टैक्ट को WhatsApp कैंपेन के रूप में नए बैच या ओपन डे की घोषणा करें। कैंपेन Max प्लान में शामिल हैं।
अलग-अलग टीमें
एडमिशन, फ़ाइनेंस और स्टूडेंट सपोर्ट अलग-अलग टीम के रूप में काम कर सकते हैं, रोल और अनुमतियों से एक्सेस नियंत्रित होता है।
सहमति और कॉन्टैक्ट लिस्ट
टेम्पलेट सिर्फ़ उन्हीं अभिभावकों और छात्रों को भेजें जिन्होंने WhatsApp पर आपसे मैसेज पाने की सहमति दी है। यह सहमति रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म पर या पहली चैट में रिकॉर्ड करें, और मैसेज बंद करना आसान रखें।
आप CSV फ़ाइल से कॉन्टैक्ट इंपोर्ट कर सकते हैं और उन्हें क्लास, कोर्स या साल के अनुसार टैग कर सकते हैं। BelloSend के हर प्लान में कॉन्टैक्ट अनलिमिटेड हैं, इसलिए आप पुराने छात्रों को बिना ज़्यादा भुगतान के रख सकते हैं।
नाबालिगों के लिए अपने स्कूल के सुरक्षा और डेटा प्रोटेक्शन नियमों का पालन करें, और परिवारों के साथ बातचीत निजी फ़ोन के बजाय शेयर्ड वर्कस्पेस में रखें।
शुरुआत कैसे करें
स्कूल का नंबर कनेक्ट करें
Meta Embedded Signup या मैन्युअल Cloud API सेटअप से कनेक्ट करें। Coexistence, जहाँ Meta अनुमति दे, उसी नंबर पर WhatsApp Business ऐप चालू रखता है।
स्टाफ़ को इनवाइट करें
एडमिशन, फ़ाइनेंस और सपोर्ट स्टाफ़ जोड़ें, और रोल असाइन करें।
टेम्पलेट तैयार करें
रिमाइंडर, फ़ीस नोटिस और क्लास में बदलाव के टेम्पलेट लिखें, और उन्हें अप्रूवल के लिए Meta को सबमिट करें।
अपना स्टूडेंट सिस्टम जोड़ें
Max प्लान में शामिल BelloSend के API और वेबहुक से अपने स्टूडेंट मैनेजमेंट सिस्टम से या Zapier, Make या n8n के ज़रिए रिमाइंडर भेजें।
WhatsApp पर स्कूल मैसेज के टिप्स
- एक मैसेज, एक मकसद: तारीख, समय, जगह, क्या लाना है।
- टेम्पलेट वेरिएबल में छात्र या अभिभावक का नाम और कोर्स का नाम इस्तेमाल करें।
- रिमाइंडर हफ़्तों पहले नहीं, एक दिन पहले भेजें।
- ग्रेड और संवेदनशील निजी जानकारी WhatsApp मैसेज से बाहर रखें।
जब एडमिशन टीम एक इनबॉक्स से जवाब देती है तो क्या बदलता है
- हर पूछताछ का कोई ज़िम्मेदार होता है, इसलिए सही व्यक्ति के न होने पर भी किसी अभिभावक को इंतज़ार नहीं करना पड़ता।
- बातचीत एडमिशन से फ़ाइनेंस में जाने पर भी नोट्स और हिस्ट्री उसके साथ रहते हैं।
- मैनेजर लाइव एनालिटिक्स में मैसेज की संख्या और जवाब की गतिविधि देखते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या स्कूल अभिभावकों को मैसेज भेजने के लिए WhatsApp इस्तेमाल कर सकता है?
हाँ, आधिकारिक WhatsApp Business Platform के साथ। जो अभिभावक आपको लिखते हैं, उन्हें कस्टमर सर्विस विंडो के दौरान खुलकर जवाब दिया जा सकता है, और अप्रूव्ड टेम्पलेट से आप ऑप्ट-इन किए अभिभावकों को पहले लिख सकते हैं।
क्या मैं एक साथ पूरी क्लास को मैसेज भेज सकता हूँ?
हाँ, अप्रूव्ड टेम्पलेट के साथ ऑप्ट-इन किए कॉन्टैक्ट के टैग किए सेगमेंट को WhatsApp कैंपेन के रूप में। कैंपेन Max प्लान में शामिल हैं।
क्या कई स्टाफ़ सदस्य एक नंबर से जवाब दे सकते हैं?
हाँ। हर प्लान में शेयर्ड इनबॉक्स शामिल है, स्टाफ़ या टीम को असाइनमेंट और हर बातचीत पर नोट्स के साथ।
क्या यह हमारे स्टूडेंट मैनेजमेंट सिस्टम के साथ काम करता है?
कोई तैयार कनेक्टर नहीं हैं। आप अपना सिस्टम BelloSend के API और साइन किए वेबहुक से जोड़ते हैं, जो Max प्लान में उपलब्ध हैं।
क्या छात्र WhatsApp पर रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म भर सकते हैं?
हाँ। WhatsApp Flows बिल्डर से आप कोर्स, लेवल और पसंदीदा शेड्यूल जैसा छोटा फ़ॉर्म बनाते हैं, जिसे छात्र WhatsApp के अंदर भरते हैं। जवाब आपके स्टाफ़ के लिए बातचीत में आते हैं।
क्या ऐप फ़्रेंच और अरबी में उपलब्ध है?
सार्वजनिक वेबसाइट 29 भाषाओं में है, और लॉग इन के बाद वाले ऐप में भाषा बदलने की सुविधा है, जिसमें पूरा फ़्रेंच इंटरफ़ेस शामिल है। सपोर्ट टीम फ़्रेंच और अरबी बोलती है।