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WhatsApp für Schulen und Bildungsträger
Eltern und Lernende erwarten, eine Schule über WhatsApp zu erreichen: zu Anmeldung, Gebühren, Stundenplänen und Änderungen. Landen diese Nachrichten auf einem einzigen Diensthandy, kommen Antworten spät und niemand weiß, wer geantwortet hat. BelloSend gibt Schulen, Sprachschulen und Weiterbildungsanbietern ein geteiltes WhatsApp- und Instagram-Postfach auf Metas offizieller Plattform.
Wie Schulen und Bildungsträger WhatsApp nutzen
Fragen zu Anmeldung und Kursen
Interessierte fragen nach Programmen, Niveaus, Terminen und Gebühren. Das Anmeldeteam antwortet aus einer Warteschlange, mit Schnellantworten für die üblichen Fragen.
Anmeldeformulare in WhatsApp
Mit WhatsApp Flows wählen Lernende Kurs, Niveau und Wunschzeiten direkt in WhatsApp, ohne eine Website zu öffnen.
Erinnerungen und Planänderungen
Senden Sie genehmigte Versorgungsvorlagen für Unterrichtserinnerungen, Prüfungstermine, Zahlungsfristen oder eine ausgefallene Stunde.
Antworten außerhalb der Bürozeiten
Ein Chatbot beantwortet häufige Fragen auf WhatsApp und Instagram zu jeder Uhrzeit und gibt alles, was er nicht beantworten kann, mit vollem Verlauf an das Team weiter. Chatbot und KI sind in den Tarifen Pro und Max enthalten.
Tage der offenen Tür und neue Kurse
Kündigen Sie einen neuen Kursstart oder einen Tag der offenen Tür als WhatsApp-Kampagne an Kontakte mit Opt-in an. Kampagnen sind im Max-Tarif enthalten.
Getrennte Teams
Anmeldung, Buchhaltung und Betreuung arbeiten jeweils als eigenes Team, Rollen und Berechtigungen steuern den Zugriff.
Einwilligung und Kontaktlisten
Senden Sie Vorlagen nur an Eltern und Lernende, die Nachrichten von Ihnen auf WhatsApp zugestimmt haben. Dokumentieren Sie die Einwilligung im Anmeldeformular oder im ersten Chat, und machen Sie die Abmeldung leicht.
Sie können Kontakte aus einer CSV-Datei importieren und nach Klasse, Kurs oder Jahrgang taggen. Kontakte sind in jedem BelloSend-Tarif unbegrenzt, Sie können ehemalige Lernende also ohne Mehrkosten behalten.
Bei Minderjährigen befolgen Sie die Schutz- und Datenschutzregeln Ihrer Schule und führen Gespräche mit Familien im gemeinsamen Workspace statt auf privaten Handys.
Erste Schritte
Schulnummer verbinden
Verbinden Sie sie über Meta Embedded Signup oder die manuelle Cloud API-Einrichtung. Mit Coexistence, wo Meta es erlaubt, funktioniert die WhatsApp Business App auf derselben Nummer weiter.
Mitarbeitende einladen
Fügen Sie Anmeldung, Buchhaltung und Betreuung hinzu und vergeben Sie Rollen.
Vorlagen vorbereiten
Schreiben Sie Vorlagen für Erinnerungen, Zahlungshinweise und Planänderungen und reichen Sie sie bei Meta zur Freigabe ein.
Schulverwaltung anbinden
Nutzen Sie die API und Webhooks von BelloSend, enthalten im Max-Tarif, um Erinnerungen aus Ihrer Schulverwaltungssoftware oder über Zapier, Make oder n8n zu senden.
Tipps für Schulnachrichten auf WhatsApp
- Eine Nachricht, ein Zweck: Datum, Uhrzeit, Ort, was mitzubringen ist.
- Nutzen Sie den Namen der Lernenden oder Eltern und den Kursnamen als Vorlagenvariablen.
- Senden Sie Erinnerungen am Vortag, nicht Wochen vorher.
- Noten und sensible persönliche Daten gehören nicht in WhatsApp-Nachrichten.
Was sich ändert, wenn die Anmeldung aus einem Postfach antwortet
- Jede Anfrage hat einen Verantwortlichen, keine Familie wartet, weil die richtige Person nicht da ist.
- Notizen und Verlauf bleiben bei der Konversation, wenn sie von der Anmeldung zur Buchhaltung wechselt.
- Die Leitung sieht Nachrichtenvolumen und Antwortaktivität in Live-Auswertungen.
Häufig gestellte Fragen
Darf eine Schule Eltern über WhatsApp schreiben?
Ja, mit der offiziellen WhatsApp Business Platform. Eltern, die Ihnen schreiben, können Sie im Kundenservicefenster frei antworten, und mit genehmigten Vorlagen schreiben Sie Eltern mit Opt-in zuerst an.
Kann ich einer ganzen Klasse auf einmal schreiben?
Ja, als WhatsApp-Kampagne an ein getaggtes Segment von Kontakten mit Opt-in, mit einer genehmigten Vorlage. Kampagnen sind im Max-Tarif enthalten.
Können mehrere Mitarbeitende von einer Nummer aus antworten?
Ja. Jeder Tarif enthält das geteilte Postfach, mit Zuweisung an Mitarbeitende oder Teams und Notizen zu jeder Konversation.
Funktioniert das mit unserer Schulverwaltungssoftware?
Fertige Konnektoren gibt es nicht. Sie verbinden Ihr System über die API und signierten Webhooks von BelloSend, verfügbar im Max-Tarif.
Können Lernende ein Anmeldeformular in WhatsApp ausfüllen?
Ja. Mit dem WhatsApp Flows Builder erstellen Sie ein kurzes Formular, etwa Kurs, Niveau und Wunschzeiten, das Lernende direkt in WhatsApp ausfüllen. Die Antworten kommen für Ihr Team in der Konversation an.
Gibt es die App auf Französisch und Arabisch?
Die öffentliche Website gibt es in 29 Sprachen, und die App nach der Anmeldung unterstützt Sprachwechsel, mit vollständiger französischer Oberfläche. Der Support spricht Französisch und Arabisch.