Industri · Pendidikan
WhatsApp untuk sekolah dan lembaga kursus
Orang tua dan siswa berharap bisa menghubungi sekolah lewat WhatsApp: soal pendaftaran, biaya, jadwal, dan perubahan. Jika pesan itu masuk ke satu HP staf, jawaban lambat dan tidak ada yang tahu siapa yang sudah membalas. BelloSend memberi sekolah, lembaga bahasa, dan penyelenggara pelatihan shared inbox WhatsApp dan Instagram di platform resmi Meta.
Cara sekolah dan lembaga kursus memakai WhatsApp
Pertanyaan pendaftaran dan kursus
Calon siswa menanyakan program, level, tanggal, dan biaya. Staf penerimaan menjawab dari satu antrean, dengan balasan cepat untuk pertanyaan yang biasa muncul.
Formulir pendaftaran di WhatsApp
WhatsApp Flows memungkinkan siswa memilih kursus, level, dan jadwal yang diinginkan di dalam WhatsApp, tanpa membuka website.
Pengingat dan perubahan jadwal
Kirim template utilitas yang disetujui untuk pengingat kelas, tanggal ujian, jatuh tempo pembayaran, atau sesi yang dibatalkan.
Jawaban di luar jam kantor
Chatbot menjawab pertanyaan umum di WhatsApp dan Instagram kapan saja, dan meneruskan yang tidak bisa dijawabnya ke staf dengan riwayat lengkap. Chatbot dan AI ada di paket Pro dan Max.
Open house dan angkatan baru
Umumkan penerimaan baru atau open house ke kontak yang opt-in, sebagai kampanye WhatsApp. Kampanye termasuk dalam paket Max.
Tim terpisah
Bagian penerimaan, keuangan, dan layanan siswa masing-masing bisa bekerja sebagai tim, dengan peran dan izin yang mengatur akses.
Persetujuan dan daftar kontak
Kirim template hanya ke orang tua dan siswa yang setuju menerima pesan dari Anda di WhatsApp. Catat persetujuan itu di formulir pendaftaran atau di chat pertama, dan permudah cara berhenti menerima pesan.
Anda bisa mengimpor kontak dari file CSV dan memberi tag berdasarkan kelas, kursus, atau angkatan. Kontak tanpa batas di setiap paket BelloSend, jadi Anda bisa menyimpan alumni tanpa membayar lebih.
Untuk anak di bawah umur, ikuti aturan perlindungan anak dan perlindungan data sekolah Anda, dan simpan percakapan dengan keluarga di workspace bersama, bukan di HP pribadi.
Memulai
Hubungkan nomor sekolah
Hubungkan lewat Meta Embedded Signup atau penyiapan Cloud API manual. Coexistence, jika diizinkan Meta, membuat aplikasi WhatsApp Business tetap berjalan di nomor yang sama.
Undang staf
Tambahkan staf penerimaan, keuangan, dan layanan siswa, lalu beri peran.
Siapkan template
Tulis template untuk pengingat, pemberitahuan pembayaran, dan perubahan sesi, lalu ajukan ke Meta untuk disetujui.
Hubungkan sistem akademik Anda
Gunakan API dan webhook BelloSend, yang termasuk dalam paket Max, untuk mengirim pengingat dari sistem manajemen siswa atau lewat Zapier, Make, atau n8n.
Tips pesan sekolah di WhatsApp
- Satu pesan, satu tujuan: tanggal, jam, tempat, apa yang perlu dibawa.
- Gunakan nama siswa atau orang tua dan nama kursus sebagai variabel template.
- Kirim pengingat sehari sebelumnya, bukan berminggu-minggu sebelumnya.
- Jangan kirim nilai dan data pribadi sensitif lewat pesan WhatsApp.
Apa yang berubah saat bagian penerimaan menjawab dari satu inbox
- Setiap pertanyaan punya penanggung jawab, jadi tidak ada orang tua yang menunggu karena orang yang tepat sedang tidak ada.
- Catatan dan riwayat tetap menempel di percakapan saat berpindah dari penerimaan ke keuangan.
- Manajer melihat volume pesan dan aktivitas respons di analitik langsung.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah sekolah memakai WhatsApp untuk mengirim pesan ke orang tua?
Bisa, dengan WhatsApp Business Platform resmi. Orang tua yang menulis ke Anda bisa dijawab bebas selama jendela layanan pelanggan, dan template yang disetujui memungkinkan Anda menulis lebih dulu ke orang tua yang sudah opt-in.
Bisakah saya mengirim pesan ke satu kelas sekaligus?
Bisa, sebagai kampanye WhatsApp ke segmen kontak opt-in yang diberi tag, memakai template yang disetujui. Kampanye termasuk dalam paket Max.
Bisakah beberapa staf menjawab dari satu nomor?
Bisa. Setiap paket mencakup shared inbox, dengan penugasan ke staf atau tim dan catatan di setiap percakapan.
Apakah ini bisa dipakai dengan sistem manajemen siswa kami?
Tidak ada konektor siap pakai. Anda menghubungkan sistem lewat API dan webhook bertanda tangan BelloSend, yang tersedia di paket Max.
Bisakah siswa mengisi formulir pendaftaran di WhatsApp?
Bisa. Dengan pembuat WhatsApp Flows, Anda membuat formulir singkat, seperti kursus, level, dan jadwal yang diinginkan, yang diisi siswa di dalam WhatsApp. Jawabannya masuk ke percakapan untuk staf Anda.
Apakah aplikasinya tersedia dalam bahasa Prancis dan Arab?
Website publik tersedia dalam 29 bahasa, dan aplikasi setelah login mendukung pergantian bahasa, termasuk antarmuka bahasa Prancis yang lengkap. Tim support berbahasa Prancis dan Arab.