Branches · Onderwijs
WhatsApp voor scholen en opleidingscentra
Ouders en studenten verwachten een school via WhatsApp te bereiken: over inschrijving, lesgeld, roosters en wijzigingen. Komen die berichten binnen op één telefoon van een medewerker, dan zijn antwoorden traag en weet niemand wie antwoordde. BelloSend geeft scholen, taalinstituten en opleiders een gedeelde inbox voor WhatsApp en Instagram op het officiële platform van Meta.
Zo gebruiken scholen en opleidingscentra WhatsApp
Vragen over inschrijving en cursussen
Toekomstige studenten vragen naar opleidingen, niveaus, data en lesgeld. Medewerkers van de inschrijving antwoorden vanuit één wachtrij, met snelle antwoorden voor de gebruikelijke vragen.
Inschrijfformulieren in WhatsApp
Met WhatsApp Flows kiest een student binnen WhatsApp een cursus, niveau en voorkeursrooster, zonder een website te openen.
Herinneringen en roosterwijzigingen
Stuur goedgekeurde utility-sjablonen voor lesherinneringen, examendata, betaaldata of een geannuleerde les.
Antwoorden buiten kantooruren
Een chatbot beantwoordt op elk uur veelgestelde vragen op WhatsApp en Instagram, en geeft alles wat hij niet kan beantwoorden door aan medewerkers, met de volledige geschiedenis. Chatbot en AI zitten in de abonnementen Pro en Max.
Open dagen en nieuwe lessen
Kondig een nieuwe instroom of open dag aan bij contacten met opt-in, als WhatsApp-campagne. Campagnes zitten in het Max-abonnement.
Aparte teams
Inschrijving, financiën en studentenbegeleiding kunnen elk als team werken, met rollen en rechten die de toegang regelen.
Toestemming en contactlijsten
Stuur sjablonen alleen naar ouders en studenten die hebben ingestemd om via WhatsApp van je te horen. Leg die toestemming vast op het inschrijfformulier of in de eerste chat, en maak het makkelijk om berichten te stoppen.
Je kunt contacten importeren uit een CSV-bestand en ze labelen op klas, cursus of jaar. Contacten zijn onbeperkt in elk BelloSend-abonnement, dus je kunt oud-studenten bewaren zonder meer te betalen.
Volg voor minderjarigen de regels van je school voor veiligheid en gegevensbescherming, en houd gesprekken met gezinnen in de gedeelde werkruimte in plaats van op privételefoons.
Aan de slag
Koppel het nummer van de school
Koppel via Meta Embedded Signup of een handmatige Cloud API-installatie. Met Coexistence, waar Meta het toestaat, blijft de WhatsApp Business-app op hetzelfde nummer werken.
Nodig medewerkers uit
Voeg medewerkers van inschrijving, financiën en begeleiding toe en geef ze rollen.
Bereid sjablonen voor
Schrijf sjablonen voor herinneringen, betalingsberichten en lesroosterwijzigingen, en dien ze ter goedkeuring in bij Meta.
Koppel je studentensysteem
Gebruik de API en webhooks van BelloSend, die in het Max-abonnement zitten, om herinneringen te sturen vanuit je studentvolgsysteem of via Zapier, Make of n8n.
Tips voor schoolberichten via WhatsApp
- Eén bericht, één doel: datum, tijd, plaats, wat je meeneemt.
- Gebruik de naam van de student of ouder en de cursusnaam als variabelen in sjablonen.
- Stuur herinneringen de dag ervoor, niet weken van tevoren.
- Houd cijfers en gevoelige persoonsgegevens buiten WhatsApp-berichten.
Wat er verandert als de inschrijving vanuit één inbox antwoordt
- Elke vraag heeft een eigenaar, dus geen ouder wacht omdat de juiste persoon afwezig is.
- Notities en geschiedenis blijven bij het gesprek als het van inschrijving naar financiën gaat.
- Managers zien berichtvolume en reactieactiviteit in live analyses.
Veelgestelde vragen
Kan een school WhatsApp gebruiken om ouders berichten te sturen?
Ja, met het officiële WhatsApp Business Platform. Ouders die je schrijven, kun je tijdens het venster voor klantenservice vrij antwoorden, en met goedgekeurde sjablonen schrijf je zelf als eerste naar ouders die opt-in gaven.
Kan ik in één keer een bericht naar een hele klas sturen?
Ja, als WhatsApp-campagne naar een gelabeld segment van contacten met opt-in, met een goedgekeurd sjabloon. Campagnes zitten in het Max-abonnement.
Kunnen meerdere medewerkers vanaf één nummer antwoorden?
Ja. Elk abonnement bevat de gedeelde inbox, met toewijzing aan medewerkers of teams en notities bij elk gesprek.
Werkt het met ons studentvolgsysteem?
Er zijn geen kant-en-klare koppelingen. Je koppelt je systeem via de API en ondertekende webhooks van BelloSend, beschikbaar in het Max-abonnement.
Kunnen studenten een inschrijfformulier invullen in WhatsApp?
Ja. Met de WhatsApp Flows-bouwer maak je een kort formulier, bijvoorbeeld met cursus, niveau en voorkeursrooster, dat studenten binnen WhatsApp invullen. De antwoorden komen in het gesprek binnen voor je medewerkers.
Is de app beschikbaar in het Frans en Arabisch?
De openbare website is er in 29 talen, en de app na inloggen ondersteunt taalwissel, met een volledige Franse interface. De support spreekt Frans en Arabisch.