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WhatsApp para escolas e centros de formação

Pais e alunos esperam conseguir contactar uma escola pelo WhatsApp: sobre inscrições, propinas, horários e alterações. Quando essas mensagens chegam ao telemóvel de um só funcionário, as respostas demoram e ninguém sabe quem respondeu. O BelloSend dá a escolas, centros de línguas e entidades formadoras uma caixa de entrada partilhada de WhatsApp e Instagram na plataforma oficial da Meta.

Como as escolas e centros de formação usam o WhatsApp

  • Dúvidas sobre inscrições e cursos

    Os futuros alunos perguntam por programas, níveis, datas e preços. A equipa de admissões responde a partir de uma só fila, com respostas rápidas para as perguntas habituais.

  • Formulários de inscrição no WhatsApp

    Os WhatsApp Flows permitem que um aluno escolha um curso, um nível e um horário preferido dentro do WhatsApp, sem abrir um site.

  • Lembretes e alterações de horário

    Envie modelos de utilidade aprovados para lembretes de aulas, datas de exames, prazos de pagamento ou uma sessão cancelada.

  • Respostas fora do horário de expediente

    Um chatbot responde a perguntas comuns no WhatsApp e no Instagram a qualquer hora, e passa à equipa o que não consegue responder, com todo o histórico. O chatbot e a IA estão nos planos Pro e Max.

  • Dias abertos e novas turmas

    Anuncie uma nova turma ou um dia aberto aos contactos com consentimento, como campanha de WhatsApp. As campanhas estão incluídas no plano Max.

  • Equipas separadas

    Admissões, finanças e apoio ao aluno podem trabalhar cada uma como equipa, com funções e permissões a controlar o acesso.

Consentimento e listas de contactos

Envie modelos apenas a pais e alunos que aceitaram receber mensagens suas no WhatsApp. Registe esse consentimento no formulário de inscrição ou na primeira conversa, e facilite o cancelamento das mensagens.

Pode importar contactos de um ficheiro CSV e etiquetá-los por turma, curso ou ano. Os contactos são ilimitados em todos os planos do BelloSend, por isso pode manter os antigos alunos sem pagar mais.

No caso de menores, siga as regras de proteção de menores e de proteção de dados da sua escola, e mantenha as conversas com as famílias no espaço de trabalho partilhado em vez de em telemóveis pessoais.

Começar

  1. Ligue o número da escola

    Ligue-o através do Meta Embedded Signup ou da configuração manual da Cloud API. A Coexistence, onde a Meta a permite, mantém a app WhatsApp Business a funcionar no mesmo número.

  2. Convide a equipa

    Adicione pessoal das admissões, das finanças e do apoio, e atribua funções.

  3. Prepare os modelos

    Escreva modelos para lembretes, avisos de pagamento e alterações de sessões, e submeta-os à Meta para aprovação.

  4. Ligue o seu sistema de gestão de alunos

    Use a API e os webhooks do BelloSend, incluídos no plano Max, para enviar lembretes a partir do seu sistema de gestão de alunos ou através de Zapier, Make ou n8n.

Dicas para as mensagens da escola no WhatsApp

  • Uma mensagem, um objetivo: data, hora, local, o que trazer.
  • Use o nome do aluno ou do encarregado de educação e o nome do curso como variáveis do modelo.
  • Envie os lembretes na véspera, não com semanas de antecedência.
  • Mantenha as notas e os dados pessoais sensíveis fora das mensagens de WhatsApp.

O que muda quando as admissões respondem a partir de uma só caixa de entrada

  • Cada pedido tem um responsável, por isso nenhum pai fica à espera porque a pessoa certa está ausente.
  • As notas e o histórico ficam com a conversa quando ela passa das admissões para as finanças.
  • Os gestores veem o volume de mensagens e a atividade de resposta nas análises em tempo real.

Perguntas frequentes

Uma escola pode usar o WhatsApp para enviar mensagens aos pais?

Sim, com a WhatsApp Business Platform oficial. Os pais que lhe escrevem podem ser respondidos livremente durante a janela de atendimento, e os modelos aprovados permitem escrever primeiro aos pais que deram consentimento.

Posso enviar uma mensagem a uma turma inteira de uma vez?

Sim, como campanha de WhatsApp para um segmento etiquetado de contactos com consentimento, usando um modelo aprovado. As campanhas estão incluídas no plano Max.

Vários funcionários podem responder a partir de um número?

Sim. Todos os planos incluem a caixa de entrada partilhada, com atribuição a pessoas ou equipas e notas em cada conversa.

Funciona com o nosso sistema de gestão de alunos?

Não existem conectores prontos. Liga o seu sistema através da API e dos webhooks assinados do BelloSend, disponíveis no plano Max.

Os alunos podem preencher um formulário de inscrição no WhatsApp?

Sim. Com o construtor de WhatsApp Flows cria um pequeno formulário, por exemplo curso, nível e horário preferido, que os alunos preenchem dentro do WhatsApp. As respostas chegam à conversa para a sua equipa.

A app está disponível em francês e árabe?

O site público está em 29 idiomas, e a app com sessão iniciada permite mudar de idioma, incluindo uma interface completa em francês. O suporte fala francês e árabe.

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