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WhatsApp für Praxen: Termine, Erinnerungen und Patientenfragen
Patienten buchen, bestätigen und stellen einfache Fragen lieber über WhatsApp, als in der Telefonschleife zu warten. BelloSend gibt Ihrer Praxis ein geteiltes WhatsApp-Postfach auf Metas offizieller WhatsApp Business Platform, damit das Empfangsteam gemeinsam antworten, Terminerinnerungen senden und jede Konversation geordnet halten kann.
Wie Praxen WhatsApp nutzen
Terminanfragen
Patienten fragen per WhatsApp nach einem Termin. Der Empfang antwortet aus dem geteilten Postfach, und die Konversation wird der richtigen Person oder dem richtigen Team zugewiesen.
Terminerinnerungen
Senden Sie am Vortag eine genehmigte Versorgungsvorlage mit Buttons wie „Bestätigen“ und „Verschieben“. Weniger verpasste Termine, weniger Anrufe.
Praktische Fragen
Sprechzeiten, Adresse, Parken, was mitzubringen ist, wie man sich vorbereitet. Eine Stichwort-Antwort oder ein Chatbot-Ablauf beantwortet das, und bei Bedarf übernimmt ein Mensch.
Formulare vor dem Termin
Mit WhatsApp Flows füllen Patienten ein kurzes Formular direkt in WhatsApp aus, etwa Wunschtermin und Anlass des Besuchs, ohne medizinische Details zu teilen.
Anrufe über dieselbe Nummer
Wenn Meta WhatsApp-Anrufe für Ihre Nummer freischaltet, nehmen Mitarbeitende Anrufe im Browser oder in der Android-App an und tätigen sie. Anrufe sind in den Tarifen Pro und Max enthalten.
Mehrere Standorte oder Teams
Nutzen Sie Teams, Rollen und Berechtigungen, damit jeder Standort und jede Abteilung nur die passenden Konversationen sieht.
Datenschutz: sensible Gesundheitsdaten gehören nicht in WhatsApp-Nachrichten
WhatsApp ist ein guter Kanal für Organisatorisches: Datum, Uhrzeit, Adresse und Bestätigungen. Senden Sie keine Diagnosen, Befunde, Rezepte oder andere sensible Gesundheitsdaten in WhatsApp-Nachrichten oder Vorlagen. Bitten Sie Patienten, so etwas zum Termin mitzubringen oder den sicheren Kanal zu nutzen, den Ihre Praxis bereits hat.
Regeln für Gesundheitsdaten unterscheiden sich je nach Land. Prüfen Sie vor dem Start, welche Regeln für Ihre Praxis gelten, und schulen Sie Ihr Team, was im Chat geschrieben werden darf und was nicht. BelloSend hilft bei der Zugriffskontrolle: Rollen, Berechtigungen, Trennung nach Organisation und ein Änderungsverlauf für wichtige Einstellungen.
WhatsApp für Ihre Praxis einrichten
Praxisnummer verbinden
Nutzen Sie Meta Embedded Signup oder die manuelle Cloud API-Einrichtung. Mit Coexistence, wenn Meta die Nummer dafür freigibt, kann der Empfang die WhatsApp Business App auf derselben Nummer behalten.
Rollen für das Team anlegen
Geben Sie Empfang, Praxisleitung und Behandelnden genau den Zugriff, den sie brauchen, und nicht mehr.
Erinnerungsvorlagen schreiben
Halten Sie sie sachlich: Vorname des Patienten, Datum, Uhrzeit, Adresse und Buttons. Meta prüft jede Vorlage, bevor Sie sie nutzen können.
Erinnerungen aus dem Buchungssystem automatisieren
Ihre Terminsoftware oder ein Automatisierungstool ruft die API von BelloSend auf, um jede Erinnerung zu senden. API und Webhooks sind im Max-Tarif enthalten.
Welchen Tarif eine Praxis braucht
| Was Sie brauchen | Tarif, der es enthält |
|---|---|
| Geteiltes Postfach, Kontakte, Vorlagen aus dem Postfach senden | Growth, Pro und Max |
| Chatbot für häufige Fragen, WhatsApp-Anrufe, Benutzerrollen | Pro und Max |
| Automatische Erinnerungen über die API, Webhooks, Kampagnen | Max |
Gute Praxis für Praxis-Nachrichten auf WhatsApp
- Fragen Sie Patienten bei der Anmeldung, ob sie Erinnerungen per WhatsApp erhalten möchten, und dokumentieren Sie es.
- Nutzen Sie Vornamen, Datum und Uhrzeit als Vorlagenvariablen, nie eine Diagnose oder Behandlung.
- Senden Sie Erinnerungen am Vortag, mit einer klaren Möglichkeit zu bestätigen oder zu verschieben.
- Geben Sie allen Mitarbeitenden eigene Zugangsdaten, damit der Änderungsverlauf zeigt, wer was getan hat.
- Schließen Sie erledigte Konversationen, damit die Warteschlange nur zeigt, was noch eine Antwort braucht.
Häufig gestellte Fragen
Kann eine Praxis Terminerinnerungen per WhatsApp senden?
Ja. Erinnerungen gehen als genehmigte Versorgungsvorlagen raus. Sie können sie einzeln aus dem Postfach senden oder automatisch aus Ihrem Buchungssystem über die API, die im Max-Tarif enthalten ist.
Ist es sicher, medizinische Informationen über WhatsApp zu senden?
Nutzen Sie WhatsApp für Organisatorisches. Senden Sie keine Diagnosen, Befunde oder andere sensible Gesundheitsdaten in Nachrichten oder Vorlagen, und prüfen Sie die Regeln für Gesundheitsdaten in Ihrem Land.
Können mehrere Empfangskräfte dieselbe WhatsApp-Nummer nutzen?
Ja. Über das geteilte Postfach antworten mehrere Mitarbeitende von einer Nummer, mit Zuweisungen, Notizen und vollständigem Konversationsverlauf.
Können Patienten die Praxis über WhatsApp anrufen?
Wenn Meta Anrufe für Ihre Nummer freischaltet, nehmen Mitarbeitende WhatsApp-Anrufe im Browser oder in der Android-App an, auch auf dem gesperrten Handy. Anrufe gehören zu den Tarifen Pro und Max.
Lässt sich BelloSend mit unserer Terminsoftware verbinden?
Fertige Konnektoren gibt es nicht. Sie verbinden Ihre Terminsoftware über die API und signierten Webhooks von BelloSend, direkt oder mit einem Tool wie Zapier, Make oder n8n.