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WhatsApp para colegios y centros de formación

Familias y alumnos esperan poder escribir a un centro educativo por WhatsApp: sobre matrículas, cuotas, horarios y cambios. Cuando esos mensajes llegan al móvil de una sola persona, las respuestas tardan y nadie sabe quién contestó. BelloSend da a colegios, academias de idiomas y centros de formación una bandeja compartida de WhatsApp e Instagram sobre la plataforma oficial de Meta.

Cómo usan WhatsApp los colegios y centros de formación

  • Dudas sobre matrícula y cursos

    Los futuros alumnos preguntan por programas, niveles, fechas y precios. El personal de admisiones responde desde una sola cola, con respuestas rápidas para las preguntas habituales.

  • Formularios de inscripción en WhatsApp

    WhatsApp Flows permite que un alumno elija curso, nivel y horario preferido dentro de WhatsApp, sin abrir ninguna web.

  • Recordatorios y cambios de horario

    Envía plantillas de utilidad aprobadas para recordar clases, fechas de examen, vencimientos de pago o una sesión cancelada.

  • Respuestas fuera del horario

    Un chatbot responde las preguntas frecuentes en WhatsApp e Instagram a cualquier hora, y pasa lo que no sabe responder al personal con todo el historial. El chatbot y la IA están en los planes Pro y Max.

  • Jornadas de puertas abiertas y nuevas convocatorias

    Anuncia una nueva convocatoria o una jornada de puertas abiertas a los contactos con opt-in, como campaña de WhatsApp. Las campañas están incluidas en el plan Max.

  • Equipos separados

    Admisiones, administración y atención al alumno pueden trabajar cada uno como un equipo, con roles y permisos que controlan el acceso.

Consentimiento y listas de contactos

Envía plantillas solo a las familias y alumnos que aceptaron recibir tus mensajes por WhatsApp. Registra ese consentimiento en el formulario de inscripción o en el primer chat, y facilita dejar de recibir mensajes.

Puedes importar contactos desde un archivo CSV y etiquetarlos por clase, curso o año. Los contactos son ilimitados en todos los planes de BelloSend, así que puedes conservar a los antiguos alumnos sin pagar más.

Con menores, sigue las normas de protección de menores y de datos de tu centro, y mantén las conversaciones con las familias en el espacio de trabajo compartido en lugar de en móviles personales.

Primeros pasos

  1. Conecta el número del centro

    Conéctalo con el Embedded Signup de Meta o con la configuración manual de la Cloud API. Coexistence, donde Meta lo permite, mantiene la app WhatsApp Business funcionando en el mismo número.

  2. Invita al personal

    Añade al personal de admisiones, administración y atención, y asigna roles.

  3. Prepara tus plantillas

    Escribe plantillas para recordatorios, avisos de pago y cambios de sesión, y envíalas a Meta para su aprobación.

  4. Conecta tu sistema de gestión académica

    Usa la API y los webhooks de BelloSend, incluidos en el plan Max, para enviar recordatorios desde tu sistema de gestión de alumnos o mediante Zapier, Make o n8n.

Consejos para los mensajes del centro en WhatsApp

  • Un mensaje, un objetivo: fecha, hora, lugar y qué traer.
  • Usa el nombre del alumno o del padre o madre y el nombre del curso como variables de la plantilla.
  • Envía los recordatorios el día antes, no con semanas de antelación.
  • Deja las notas y los datos personales sensibles fuera de los mensajes de WhatsApp.

Qué cambia cuando admisiones responde desde una sola bandeja

  • Cada consulta tiene un responsable, así que ninguna familia espera porque la persona adecuada no está.
  • Las notas y el historial siguen con la conversación cuando pasa de admisiones a administración.
  • Los responsables ven el volumen de mensajes y la actividad de respuesta en analíticas en tiempo real.

Preguntas frecuentes

¿Un colegio puede usar WhatsApp para escribir a las familias?

Sí, con la WhatsApp Business Platform oficial. A las familias que te escriben puedes responderles libremente durante la ventana de atención al cliente, y las plantillas aprobadas te permiten escribir primero a las familias que dieron su opt-in.

¿Puedo enviar un mensaje a toda una clase a la vez?

Sí, como campaña de WhatsApp a un segmento etiquetado de contactos con opt-in, con una plantilla aprobada. Las campañas están incluidas en el plan Max.

¿Varias personas del personal pueden responder desde un mismo número?

Sí. Todos los planes incluyen la bandeja compartida, con asignación a personas o equipos y notas en cada conversación.

¿Funciona con nuestro sistema de gestión de alumnos?

No hay conectores listos. Conectas tu sistema con la API y los webhooks firmados de BelloSend, disponibles en el plan Max.

¿Los alumnos pueden rellenar un formulario de inscripción en WhatsApp?

Sí. Con el editor de WhatsApp Flows creas un formulario corto, por ejemplo curso, nivel y horario preferido, que los alumnos completan dentro de WhatsApp. Las respuestas llegan a la conversación para tu personal.

¿La app está disponible en francés y árabe?

El sitio web público está en 29 idiomas, y la app con sesión iniciada permite cambiar de idioma, con una interfaz completa en francés. El soporte habla francés y árabe.

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