Branches · Klinieken
WhatsApp voor klinieken: afspraken, herinneringen en vragen van patiënten
Patiënten boeken, bevestigen en stellen eenvoudige vragen liever via WhatsApp dan dat ze aan de telefoon wachten. BelloSend geeft je kliniek een gedeelde WhatsApp-inbox op het officiële WhatsApp Business Platform van Meta, zodat de receptie samen kan antwoorden, afspraakherinneringen kan sturen en elk gesprek op orde houdt.
Zo gebruiken klinieken WhatsApp
Afspraakverzoeken
Patiënten vragen via WhatsApp om een afspraak. De receptie antwoordt vanuit de gedeelde inbox, en het gesprek wordt toegewezen aan de juiste persoon of het juiste team.
Afspraakherinneringen
Stuur de dag ervoor een goedgekeurd utility-sjabloon, met knoppen als "Bevestigen" en "Verzetten". Minder gemiste afspraken, minder telefoontjes.
Praktische vragen
Openingstijden, adres, parkeren, wat je meeneemt, hoe je je voorbereidt. Een antwoord op trefwoord of een chatbotflow beantwoordt deze vragen, en een mens neemt het over als dat nodig is.
Formulieren voor het bezoek
Met WhatsApp Flows vult een patiënt een kort formulier in binnen WhatsApp, zoals de gewenste datum en de reden van het bezoek, zonder medische gegevens te delen.
Bellen vanaf hetzelfde nummer
Zodra Meta bellen via WhatsApp op je nummer inschakelt, kunnen medewerkers gesprekken aannemen en voeren in de browser of de Android-app. Bellen zit in de abonnementen Pro en Max.
Meerdere locaties of teams
Gebruik teams, rollen en rechten zodat elke locatie of afdeling alleen de gesprekken ziet die erbij horen.
Privacy: houd gevoelige medische gegevens buiten WhatsApp-berichten
WhatsApp is een goed kanaal voor logistiek: datums, tijden, adressen en bevestigingen. Stuur geen diagnoses, testuitslagen, recepten of andere gevoelige gezondheidsinformatie in WhatsApp-berichten of sjablonen. Vraag patiënten dat mee te nemen naar het bezoek of het beveiligde kanaal te gebruiken dat je kliniek al heeft.
Regels voor gezondheidsgegevens verschillen per land. Controleer welke regels voor je kliniek gelden voordat je begint, en leer medewerkers wat ze wel en niet in een chat mogen schrijven. BelloSend helpt met toegangsbeheer: rollen, rechten, scheiding per organisatie en een auditgeschiedenis van wijzigingen in belangrijke instellingen.
WhatsApp instellen voor je kliniek
Koppel het nummer van de kliniek
Gebruik Meta Embedded Signup of een handmatige Cloud API-installatie. Met Coexistence, als Meta het nummer geschikt maakt, kan de receptie de WhatsApp Business-app op hetzelfde nummer houden.
Maak rollen voor medewerkers
Geef receptie, managers en behandelaars de toegang die ze nodig hebben, en niet meer.
Schrijf je herinneringssjablonen
Houd ze feitelijk: voornaam van de patiënt, datum, tijd, adres en knoppen. Meta beoordeelt elk sjabloon voordat je het kunt gebruiken.
Automatiseer herinneringen vanuit je boekingssysteem
Je planningssoftware of een automatiseringstool roept de API van BelloSend aan om elke herinnering te versturen. API en webhooks zitten in het Max-abonnement.
Welk abonnement een kliniek nodig heeft
| Wat je nodig hebt | Abonnement waarin het zit |
|---|---|
| Gedeelde inbox, contacten, sjablonen verstuurd vanuit de inbox | Growth, Pro en Max |
| Chatbot voor veelgestelde vragen, bellen via WhatsApp, gebruikersrollen | Pro en Max |
| Automatische herinneringen via de API, webhooks, campagnes | Max |
Goede gewoonten voor berichten van klinieken via WhatsApp
- Vraag patiënten bij de inschrijving of ze herinneringen via WhatsApp willen ontvangen, en leg dat vast.
- Gebruik voornamen, datums en tijden als variabelen in sjablonen, nooit een diagnose of behandeling.
- Stuur herinneringen de dag ervoor, met een duidelijke manier om te bevestigen of te verzetten.
- Geef elke medewerker een eigen login, zodat de auditgeschiedenis laat zien wie wat deed.
- Sluit gesprekken als ze klaar zijn, zodat de wachtrij alleen toont wat nog een antwoord nodig heeft.
Veelgestelde vragen
Kan een kliniek afspraakherinneringen via WhatsApp sturen?
Ja. Herinneringen gaan uit als goedgekeurde utility-sjablonen. Je kunt ze een voor een vanuit de inbox versturen, of automatisch vanuit je boekingssysteem via de API, die in het Max-abonnement zit.
Is het veilig om medische informatie via WhatsApp te sturen?
Gebruik WhatsApp voor logistiek. Stuur geen diagnoses, uitslagen of andere gevoelige gezondheidsgegevens in berichten of sjablonen, en controleer de regels voor gezondheidsgegevens in je land.
Kunnen meerdere receptionisten hetzelfde WhatsApp-nummer gebruiken?
Ja. Met de gedeelde inbox antwoorden meerdere medewerkers vanaf één nummer, met toewijzingen, notities en de volledige gespreksgeschiedenis.
Kunnen patiënten de kliniek via WhatsApp bellen?
Zodra Meta bellen op je nummer inschakelt, kunnen medewerkers WhatsApp-oproepen aannemen in de browser of de Android-app, ook op een vergrendelde telefoon. Bellen hoort bij de abonnementen Pro en Max.
Koppelt BelloSend met onze boekingssoftware?
Er zijn geen kant-en-klare koppelingen. Je koppelt je boekingssoftware via de API en ondertekende webhooks van BelloSend, rechtstreeks of met een tool als Zapier, Make of n8n.