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クリニックの WhatsApp：予約、リマインダー、患者さんからの質問
患者さんは、電話で待つよりも WhatsApp で予約、確認、簡単な質問をしたいと考えています。BelloSend は Meta 公式の WhatsApp Business Platform 上で、クリニックに共有 WhatsApp 受信箱を提供します。受付スタッフが一緒に返信し、予約リマインダーを送り、すべての会話を整理できます。
クリニックでの WhatsApp の使い方
予約の申し込み
患者さんが WhatsApp で空き枠を尋ねます。受付が共有受信箱から返信し、会話は適切な担当者やチームに割り当てられます。
予約リマインダー
前日に「確認」「日程変更」などのボタン付きの承認済みユーティリティテンプレートを送ります。無断キャンセルも電話も減ります。
実務的な質問
診療時間、住所、駐車場、持ち物、事前準備など。キーワード返信やチャットボットのフローで答え、必要なら人が引き継ぎます。
来院前のフォーム
WhatsApp Flows を使えば、患者さんは希望日や来院理由などの短いフォームを WhatsApp 内で入力でき、医療の詳細を共有する必要はありません。
同じ番号で通話
Meta があなたの番号で WhatsApp 通話を有効にすると、スタッフはブラウザや Android アプリで通話の発着信ができます。通話は Pro と Max プランに含まれます。
複数の院やチーム
チーム、ロール、権限を使い、各院や各部署が見るべき会話だけを見られるようにします。
プライバシー：機微な医療データを WhatsApp のメッセージに含めない
WhatsApp は、日付、時間、住所、確認といった事務的な連絡に向いたチャネルです。診断、検査結果、処方箋、その他の機微な健康情報を WhatsApp のメッセージやテンプレートで送らないでください。そうした情報は来院時に持参してもらうか、クリニックの既存の安全なチャネルを使ってもらいましょう。
健康データに関するルールは国によって異なります。始める前に、クリニックに適用されるルールを確認し、チャットに書いてよいこと・いけないことをスタッフに教育してください。BelloSend は、ロール、権限、組織ごとの分離、主要な設定変更の監査履歴といったアクセス管理でお手伝いします。
クリニックでの WhatsApp のセットアップ
クリニックの番号を接続する
Meta の埋め込み型サインアップか Cloud API の手動設定を使います。Meta が番号を対象と判断すれば、Coexistence により受付は同じ番号で WhatsApp Business アプリを使い続けられます。
スタッフのロールを作る
受付、管理者、医師などに、必要な範囲だけのアクセス権を与えます。
リマインダーテンプレートを書く
事実だけにしましょう。患者さんの名前、日付、時間、住所、ボタン。使う前に、すべてのテンプレートが Meta の審査を受けます。
予約システムからリマインダーを自動送信する
予約ソフトや自動化ツールが BelloSend の API を呼び出して、各リマインダーを送ります。API と Webhook は Max プランに含まれます。
クリニックに必要なプラン
| 必要なもの | 含まれるプラン |
|---|---|
| 共有受信箱、連絡先、受信箱から送るテンプレート | Growth、Pro、Max |
| よくある質問用のチャットボット、WhatsApp 通話、ユーザーロール | Pro と Max |
| API による自動リマインダー、Webhook、キャンペーン | Max |
クリニックの WhatsApp メッセージのベストプラクティス
- 受付時に、WhatsApp でリマインダーを受け取ることに同意するか患者さんに確認し、記録する。
- テンプレートの変数には名前、日付、時間を使い、診断や治療内容は決して入れない。
- 前日にリマインダーを送り、確認や日程変更の方法をわかりやすく示す。
- スタッフ一人ひとりにログインを用意し、監査履歴で誰が何をしたかわかるようにする。
- 対応が終わった会話は完了にして、キューには返信が必要なものだけが残るようにする。
よくある質問
クリニックは WhatsApp で予約リマインダーを送れますか？
はい。リマインダーは承認済みのユーティリティテンプレートとして送ります。受信箱から 1 件ずつ送ることも、Max プランに含まれる API を通じて予約システムから自動で送ることもできます。
WhatsApp で医療情報を送っても安全ですか？
WhatsApp は事務的な連絡に限りましょう。診断、検査結果、その他の機微な健康データをメッセージやテンプレートで送らず、お住まいの国の健康データに関するルールを確認してください。
複数の受付スタッフが同じ WhatsApp 番号を使えますか？
はい。共有受信箱を使えば、複数のスタッフがひとつの番号から、割り当て、メモ、会話の完全な履歴とともに返信できます。
患者さんは WhatsApp でクリニックに電話できますか？
Meta があなたの番号で通話を有効にすると、スタッフはブラウザや Android アプリで、ロック中のスマートフォンでも WhatsApp 通話に応答できます。通話は Pro と Max プランの機能です。
BelloSend は私たちの予約ソフトと連携できますか？
既製のコネクタはありません。BelloSend の API と署名付き Webhook を使い、直接または Zapier、Make、n8n などのツールで予約ソフトと接続します。