Theo ngành · Phòng khám
WhatsApp cho phòng khám: đặt lịch, nhắc hẹn và câu hỏi của bệnh nhân
Bệnh nhân thích đặt lịch, xác nhận và hỏi những câu đơn giản qua WhatsApp hơn là chờ điện thoại. BelloSend mang đến cho phòng khám một hộp thư WhatsApp chung trên WhatsApp Business Platform chính thức của Meta, để nhân viên lễ tân cùng trả lời, gửi nhắc lịch hẹn và giữ mọi cuộc trò chuyện ngăn nắp.
Phòng khám dùng WhatsApp thế nào
Yêu cầu đặt lịch
Bệnh nhân hỏi giờ trống qua WhatsApp. Lễ tân trả lời từ hộp thư chung, và cuộc trò chuyện được giao cho đúng người hoặc đúng nhóm.
Nhắc lịch hẹn
Gửi mẫu Tiện ích đã duyệt vào hôm trước, kèm nút như "Xác nhận" và "Đổi lịch". Ít lịch hẹn bị bỏ lỡ hơn, ít cuộc gọi hơn.
Câu hỏi thực tế
Giờ mở cửa, địa chỉ, chỗ đỗ xe, cần mang gì, chuẩn bị thế nào. Câu trả lời theo từ khóa hoặc luồng chatbot trả lời những câu này, và người thật tiếp nhận khi cần.
Biểu mẫu trước khi khám
WhatsApp Flows cho bệnh nhân điền biểu mẫu ngắn ngay trong WhatsApp, như ngày mong muốn và lý do khám, mà không chia sẻ chi tiết y tế.
Gọi điện từ cùng một số
Khi Meta bật tính năng gọi WhatsApp cho số của bạn, nhân viên có thể nghe và gọi trên trình duyệt hoặc ứng dụng Android. Gọi điện có trong gói Pro và Max.
Nhiều cơ sở hoặc bộ phận
Dùng nhóm, vai trò và phân quyền để mỗi cơ sở hay khoa chỉ thấy những cuộc trò chuyện của mình.
Quyền riêng tư: không gửi dữ liệu y tế nhạy cảm qua WhatsApp
WhatsApp là kênh tốt cho việc hậu cần: ngày, giờ, địa chỉ và xác nhận. Đừng gửi chẩn đoán, kết quả xét nghiệm, đơn thuốc hay thông tin sức khỏe nhạy cảm khác trong tin nhắn hoặc mẫu tin WhatsApp. Hãy đề nghị bệnh nhân mang những thông tin đó khi đến khám hoặc dùng kênh bảo mật mà phòng khám đã có.
Quy định về dữ liệu sức khỏe khác nhau theo từng quốc gia. Hãy kiểm tra quy định áp dụng cho phòng khám trước khi bắt đầu, và hướng dẫn nhân viên những gì được và không được viết trong chat. BelloSend hỗ trợ kiểm soát truy cập: vai trò, phân quyền, tách biệt theo tổ chức và lịch sử kiểm tra các thay đổi ở cài đặt quan trọng.
Thiết lập WhatsApp cho phòng khám
Kết nối số của phòng khám
Dùng Meta Embedded Signup hoặc thiết lập Cloud API thủ công. Với Coexistence, nếu Meta cho số đủ điều kiện, lễ tân có thể giữ ứng dụng WhatsApp Business trên cùng số.
Tạo vai trò cho nhân viên
Cấp cho lễ tân, quản lý và bác sĩ đúng quyền họ cần, không hơn.
Viết mẫu nhắc lịch
Giữ nội dung đúng sự thật: tên bệnh nhân, ngày, giờ, địa chỉ và nút. Meta duyệt từng mẫu trước khi bạn dùng được.
Tự động nhắc lịch từ hệ thống đặt lịch
Phần mềm đặt lịch hoặc công cụ tự động hóa gọi API của BelloSend để gửi từng tin nhắc. API và webhook có trong gói Max.
Phòng khám cần gói nào
| Bạn cần gì | Gói có tính năng đó |
|---|---|
| Hộp thư chung, danh bạ, mẫu tin gửi từ hộp thư | Growth, Pro và Max |
| Chatbot cho câu hỏi phổ biến, gọi điện WhatsApp, vai trò người dùng | Pro và Max |
| Nhắc lịch tự động qua API, webhook, chiến dịch | Max |
Thực hành tốt khi phòng khám nhắn tin qua WhatsApp
- Hỏi bệnh nhân khi đăng ký xem họ có đồng ý nhận nhắc lịch qua WhatsApp không, và ghi lại.
- Dùng tên, ngày và giờ làm biến trong mẫu, không bao giờ dùng chẩn đoán hay phương pháp điều trị.
- Gửi nhắc lịch vào hôm trước, kèm cách rõ ràng để xác nhận hoặc đổi lịch.
- Cấp cho mỗi nhân viên một tài khoản đăng nhập riêng, để lịch sử kiểm tra cho thấy ai đã làm gì.
- Đóng cuộc trò chuyện khi đã xong, để hàng đợi chỉ còn những gì cần trả lời.
Câu hỏi thường gặp
Phòng khám có thể gửi nhắc lịch hẹn qua WhatsApp không?
Có. Tin nhắc được gửi dưới dạng mẫu Tiện ích đã duyệt. Bạn có thể gửi từng tin từ hộp thư, hoặc tự động từ hệ thống đặt lịch qua API, có trong gói Max.
Gửi thông tin y tế qua WhatsApp có an toàn không?
Hãy dùng WhatsApp cho việc hậu cần. Đừng gửi chẩn đoán, kết quả hay dữ liệu sức khỏe nhạy cảm khác trong tin nhắn hoặc mẫu tin, và kiểm tra quy định về dữ liệu sức khỏe ở quốc gia của bạn.
Nhiều lễ tân có thể dùng cùng một số WhatsApp không?
Có. Hộp thư chung cho phép nhiều nhân viên trả lời từ một số, có giao việc, ghi chú và toàn bộ lịch sử cuộc trò chuyện.
Bệnh nhân có thể gọi cho phòng khám qua WhatsApp không?
Khi Meta bật tính năng gọi cho số của bạn, nhân viên có thể nghe cuộc gọi WhatsApp trên trình duyệt hoặc ứng dụng Android, kể cả khi điện thoại đang khóa. Gọi điện thuộc gói Pro và Max.
BelloSend có kết nối với phần mềm đặt lịch của chúng tôi không?
Không có kết nối làm sẵn. Bạn kết nối phần mềm đặt lịch qua API và webhook có chữ ký của BelloSend, trực tiếp hoặc bằng công cụ như Zapier, Make hay n8n.