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WhatsApp pour les écoles et centres de formation
Parents et élèves s’attendent à pouvoir joindre une école sur WhatsApp : inscriptions, frais, emplois du temps, changements. Quand ces messages arrivent sur le téléphone d’une seule personne, les réponses tardent et personne ne sait qui a répondu. BelloSend donne aux écoles, centres de langues et organismes de formation une boîte de réception WhatsApp et Instagram partagée sur la plateforme officielle de Meta.
Comment les écoles et centres de formation utilisent WhatsApp
Questions d’inscription et de formation
Les futurs élèves posent des questions sur les programmes, niveaux, dates et frais. L’équipe des admissions répond depuis une seule file, avec des réponses rapides pour les questions habituelles.
Formulaires d’inscription dans WhatsApp
Les WhatsApp Flows permettent à un élève de choisir une formation, un niveau et un horaire préféré dans WhatsApp, sans ouvrir de site web.
Rappels et changements d’emploi du temps
Envoyez des modèles utilitaires approuvés pour les rappels de cours, dates d’examen, échéances de paiement ou une séance annulée.
Réponses en dehors des heures de bureau
Un chatbot répond aux questions courantes sur WhatsApp et Instagram à toute heure, et transmet à l’équipe ce qu’il ne sait pas traiter, avec tout l’historique. Le chatbot et l’IA sont dans les forfaits Pro et Max.
Portes ouvertes et nouvelles sessions
Annoncez une nouvelle rentrée ou une journée portes ouvertes aux contacts ayant donné leur accord, sous forme de campagne WhatsApp. Les campagnes sont incluses dans le forfait Max.
Équipes séparées
Admissions, comptabilité et vie scolaire peuvent chacune fonctionner en équipe, avec rôles et permissions pour contrôler les accès.
Consentement et listes de contacts
N’envoyez des modèles qu’aux parents et élèves qui ont accepté d’être contactés sur WhatsApp. Notez ce consentement sur le formulaire d’inscription ou dans la première discussion, et rendez l’arrêt des messages facile.
Vous pouvez importer des contacts depuis un fichier CSV et les étiqueter par classe, formation ou année. Les contacts sont illimités sur tous les forfaits BelloSend : vous pouvez garder vos anciens élèves sans payer plus.
Pour les mineurs, suivez les règles de protection de l’enfance et des données de votre établissement, et gardez les échanges avec les familles dans l’espace partagé plutôt que sur des téléphones personnels.
Bien démarrer
Connectez le numéro de l’école
Connectez-vous via l’Embedded Signup de Meta ou la configuration manuelle de la Cloud API. La Coexistence, quand Meta l’autorise, garde l’application WhatsApp Business active sur le même numéro.
Invitez l’équipe
Ajoutez les équipes des admissions, de la comptabilité et de la vie scolaire, et attribuez les rôles.
Préparez vos modèles
Rédigez des modèles pour les rappels, avis de paiement et changements de séance, puis soumettez-les à Meta pour validation.
Connectez votre logiciel de gestion scolaire
Utilisez l’API et les webhooks de BelloSend, inclus dans le forfait Max, pour envoyer des rappels depuis votre logiciel de gestion des élèves ou via Zapier, Make ou n8n.
Conseils pour les messages scolaires sur WhatsApp
- Un message, un objectif : date, heure, lieu, ce qu’il faut apporter.
- Utilisez le nom de l’élève ou du parent et le nom de la formation comme variables de modèle.
- Envoyez les rappels la veille, pas des semaines à l’avance.
- Gardez les notes et les informations personnelles sensibles hors des messages WhatsApp.
Ce qui change quand les admissions répondent depuis une seule boîte
- Chaque demande a un responsable : aucun parent n’attend parce que la bonne personne est absente.
- Notes et historique suivent la conversation quand elle passe des admissions à la comptabilité.
- Les responsables voient le volume de messages et l’activité de réponse dans les statistiques en temps réel.
Questions fréquentes
Une école peut-elle utiliser WhatsApp pour écrire aux parents ?
Oui, avec la WhatsApp Business Platform officielle. Vous pouvez répondre librement aux parents qui vous écrivent pendant la fenêtre de service client, et les modèles approuvés vous permettent d’écrire en premier aux parents ayant donné leur accord.
Puis-je envoyer un message à toute une classe en une fois ?
Oui, sous forme de campagne WhatsApp vers un segment étiqueté de contacts opt-in, avec un modèle approuvé. Les campagnes sont incluses dans le forfait Max.
Plusieurs membres du personnel peuvent-ils répondre depuis un seul numéro ?
Oui. Tous les forfaits incluent la boîte de réception partagée, avec assignation au personnel ou aux équipes et notes sur chaque conversation.
Est-ce compatible avec notre logiciel de gestion des élèves ?
Il n’y a pas de connecteurs prêts à l’emploi. Vous connectez votre logiciel via l’API et les webhooks signés de BelloSend, disponibles dans le forfait Max.
Les élèves peuvent-ils remplir un formulaire d’inscription sur WhatsApp ?
Oui. Avec l’éditeur WhatsApp Flows, vous créez un court formulaire, par exemple formation, niveau et horaire préféré, que les élèves remplissent dans WhatsApp. Les réponses arrivent dans la conversation pour votre équipe.
L’application est-elle disponible en français et en arabe ?
Le site public est en 29 langues, et l’application connectée permet de changer de langue, avec une interface entièrement en français. Le support parle français et arabe.